Principales herramientas de gestión del flujo de trabajo: una descripción detallada

Por suerte, nos has encontrado justo a tiempo. Prepare sus notas mientras enumeramos las principales herramientas de gestión del flujo de trabajo que puede utilizar para optimizar sus operaciones comerciales.

Estas herramientas podrían ser su próximo aliado para mantener su flujo de trabajo claro, organizado y automatizado, como un cerebro externo que alberga todo lo necesario para mantener su empresa en funcionamiento.

En esta línea de herramientas se encuentra un generador de códigos QR aparentemente simple que puede permitir a las empresas maximizar tanto los esfuerzos de marketing como las operaciones de flujo de trabajo.

¿Quiere saber más sobre ellas y otras herramientas que podrían mejorar las necesidades de su empresa? Continúe leyendo para obtener más información.

¿Qué es una herramienta de gestión del flujo de trabajo?

Si se ha enterado del término "flujo de trabajo" que circula en su lugar de trabajo, es posible que se haya preguntado de qué hablaba la gente y por qué.

Esencialmente, unflujo de trabajo Es una secuencia de tareas que permite a las personas realizar su trabajo y unaherramienta puede ayudar a agilizar este proceso con rapidez y eficiencia para realizar una tarea.

Cuando se combinan, aherramienta de gestión del flujo de trabajopuede ayudar a las empresas a establecer un diagrama de flujo estandarizado con roles bien definidos, productividad optimizada y errores minimizados.

Piense en ello como su código de trucos de productividad, creado a la medida para satisfacer las necesidades de su proyecto, como si usaraSoftware de gestión de enlaces QR TIGER en línea.

En términos más simples, estas herramientas simplifican los flujos de trabajo complejos. Permite a una empresa mapear flujos de trabajo y nombrar:

• cuales son las tareas
• ¿Quién es responsable de las tareas?
• Cuando la tarea esté completa
• ¿Qué trabajo necesitan las tareas?

Ofrece una vista panorámica de todo lo que sucede en una cuenta. Puede ver dónde se encuentran las tareas, identificar cuellos de botella y asegurarse de que nada se pierda en la confusión.

Hay miles de herramientas disponibles en línea, como la progresión deTendencias de códigos QR y tecnologías, pero una solución que se adapte a su empresa dependerá de su nicho industrial, consideraciones presupuestarias y los problemas específicos que pretenda resolver.

¿Cuáles son los cuatro tipos principales de gestión del flujo de trabajo?

Antes de discutir los detalles, examinemos los principales tipos de gestión del flujo de trabajo y absorbamos sus conceptos.

Proceso o flujo de trabajo secuencial

Estas tareas deben completarse en orden:una secuencia lineal de pasos—ya que un paso no puede comenzar hasta que se complete el anterior.

Considere la posibilidad de incorporar a un nuevo empleado. Si seguimos un flujo de trabajo secuencial, primero implica la revisión de la solicitud, luego la negociación y aceptación y, por último, la orientación adecuada antes de que comience la capacitación.

Este flujo de trabajo garantiza que se cumplan los requisitos previos críticos antes de seguir adelante.

Flujo de trabajo basado en reglas

Este es el tipo de flujo de trabajo más complejo. A diferencia de los procesos lineales, esto implicareglas predefinidas y declaraciones del tipo “si esto, entonces aquello” que guían las tareas a lo largo de su ciclo.

Tomemos, por ejemplo, un proceso de aprobación de transacciones financieras. Un flujo de trabajo basado en reglas puede enrutar automáticamente transacciones de bajo valor para la aprobación del supervisor y, al mismo tiempo, marcar transacciones de alto valor para revisión ejecutiva.

Este método automatiza tareas repetitivas y libera a los empleados para trabajos de nivel superior.

Flujo de trabajo paralelo

Un método de flujo de trabajo paralelo divide estratégicamente un flujo de trabajo en subtareas independientes, que pueden ser abordadas simultáneamente por diferentes personas o equipos.

Esto significa que dos o más personas pueden realizar tareas individuales en el flujo de trabajo al mismo tiempo.

Un ejemplo es el lanzamiento de una campaña de marketing. Tradicionalmente, esto implica un proceso que requiere mucho tiempo: el redactor termina el contenido, se lo pasa al diseñador gráfico para las imágenes y se lo entrega al administrador de redes sociales para su publicación.

Con este flujo de trabajo, el redactor puede trabajar simultáneamente con el diseñador gráfico. Una vez completada la tarea, el administrador de redes sociales puede publicarla inmediatamente.

También puedes utilizar ellas mejores herramientas de marketing en redes sociales para que la automatización de la organización acelere los cronogramas de los proyectos y reduzca el tiempo de entrega general.

Flujo de trabajo de la máquina de estados

Un flujo de trabajo de máquina de estados se define como un proceso de estados interconectados en el que se observa una serie de transiciones.

Estos son desencadenados por eventos predefinidos, trasladando el proceso de un estado a otro.

Por ejemplo, un miembro del equipo puso un proyecto "para aprobación". Pasará a "en progreso" si el director acepta la tarea. El proceso se bifurcará en diferentes rutas, ya sea en estados "para revisión" o "aprobados", según la condición.

Este enfoque estructurado garantiza claridad, control y manejo de errores en todo el flujo de trabajo.

Las mejores herramientas de gestión del flujo de trabajo vale la pena considerarlo

Los datos de Zapier muestran queEl 94 por ciento de las empresas realiza tareas repetitivas y que consumen mucho tiempo.. Sin embargo, la adopción de la automatización ha mejorado los proyectos en un 90 por ciento y la productividad en un 66 por ciento.

Hemos seleccionado una lista de herramientas de gestión a continuación para ayudarlo a descubrir la mejor manera de optimizar sus procesos organizacionales:

Generador de códigos QR para empresas

Las soluciones de flujo de trabajo modernas prosperan gracias a la eficiencia, y una plataforma de códigos QR que satisfaga específicamente las necesidades de una empresa es la opción ideal para el puesto.

QR TIGREGenerador de códigos QR empresariales es un software personalizado para equipos grandes con múltiples usuarios. Les permite crear, administrar y monitorear miles de códigos QR únicos a los que se puede acceder desde un centro central.

Con esta solución, los usuarios pueden asignar un miembro del equipo a un título designado, ya seaAdministración,Editor, oEspectador,para agilizar la gestión de campañas de marketing de códigos QR y acceder a recursos de diferentes departamentos.

Hable sobre tareas como entrada de datos, gestión de inventario, recopilación de datos y autenticación de productos: ¡este software es todo lo que pueda necesitar!

Además de esto, QR TIGER admitecódigo QR de múltiples URL soluciones, etiquetado blanco, un sistema de datos seguro, generación masiva de códigos QR y funciones dinámicas de códigos QR, que impulsan a las empresas a operar de manera más eficiente.

Precios:

• Avanzado – $16 mensuales
• Prima: $37 mensuales
• Profesional: $89 mensuales
• Enterprise: el precio depende de las soluciones y funciones que desee incluir en su plan.

Mejores características:

• Puede agregar múltiples dominios o marcas.
• Plataforma multiusuario
• Integraciones perfectas de automatización de aplicaciones con programas CRM
• Conexión API sin complicaciones
• Atención al cliente 24 horas al día, 7 días a la semana en todos los planes
• Cumple con ISO 27001, GDPR y CCPA
• Códigos QR totalmente personalizables

Bit.ai

Cuando mejore su juego de flujo de trabajo y administre documentos con delicadeza, Bit.ai es la herramienta de flujo de trabajo que necesita.

Permite a los equipos y empresas consolidar toda la información crucial: documentos, archivos, diseños y activos digitales en un centro centralizado, manteniendo a todos bajo un mismo techo.

Bit.ai también permite a los usuarios crear espacios de trabajo inteligentes en torno a tareas, proyectos, departamentos, wikis, guías, equipos y clientes para mantener los datos estructurados y organizados, todo mientras se integran entre las aplicaciones con las que estás trabajando.

Esto garantiza que todos tengan lo que necesitan: una ventanilla única para hacer las cosas.

Precios:

• Plan Pro: $12 mensuales por miembro
• Plan de negocios: $20 mensuales por miembro

Mejores características:

• Múltiples espacios de trabajo personalizables
• Integraciones de medios enriquecidos desde diseño, codificación, redes sociales y más
• Múltiples opciones para compartir documentos y wiki

HubSpot

La plataforma de clientes impulsada por IA de HubSpot surge como un poderoso aliado que permite a las empresas automatizar tareas repetitivas y cultivar clientes potenciales estratégicamente.

Esta solución confiable ofrece una propuesta de valor convincente y simplifica el flujo de trabajo en los departamentos de marketing, ventas, operaciones y servicios.

Básicamente, HubSpot ofrece un CRM que rastrea las interacciones de los clientes, permitiendo una vista de 360 grados de cada cliente. Este repositorio de datos permite a una empresa personalizar los programas de extensión y cultivar una relación sólida con el mercado objetivo.

Es unsoftware de marketing digital ¡donde todo tu marketing se une!

Precios:

• Iniciador del centro de marketing: $ 15 mensuales
• Profesional del centro de marketing: $ 800 mensuales
• Empresa central de marketing: 3.600 dólares mensuales

Mejores características:

• Creación eficiente de campañas
• Integraciones perfectas con otras plataformas CRM
• Informes personalizados y análisis avanzados

Proyecto ProProfs

ProProfs Project es una herramienta que puede perfeccionar su flujo de trabajo con precisión. Este software de gestión de proyectos en línea permite a los usuarios organizar recursos, delegar tareas entre los miembros del equipo y realizar un seguimiento del progreso, todo en un solo lugar.

Merece ser una de las mejores herramientas de gestión del flujo de trabajo porque puede rediseñar toda la herramienta para que coincida con el estilo de su empresa.

Incluso integra gráficos y tablas sofisticados como Gantt para mostrar a los usuarios cómo van sus tareas sin forzar la vista.

¡ProProfs es su herramienta fácil de usar que hace el trabajo de manera deliciosa!

Precios:

• $39.97 por mes

Mejores características:

• Funciones de planificación y organización perfectas
• Proyectos y tareas ilimitadas
• etiqueta blanca

Centro de pruebas

El siguiente en la lista es ProofHub, una herramienta todo en uno que centraliza todas las tareas relacionadas con la gestión de proyectos y el flujo de trabajo.

Aquí, puede crear fácilmente flujos de trabajo personalizados con etapas ilimitadas para mapear el proceso de su equipo y realizar un seguimiento y ver qué proyecto necesita atención.

Una cosa que lo distingue es su función de colaboración, que se creó para ayudar a los equipos a reunir recursos y cumplir con los plazos a tiempo.

Todos también pueden ver sugerencias y cambios realizados en el mismo archivo que se está revisando, lo que ahorra tiempo y energía. ¡Es absolutamente un lugar donde se accede a la comunicación en un solo lugar!

Precios:

• Control máximo: $89 por mes
• Esencial: $45 por mes

Mejores características:

• Integración de aplicaciones como Freshbooks, Quickbooks y Google Drive
• Plataforma fácil de usar
• Fácil revisión y aprobación de documentos probados
• Utiliza etiquetas codificadas por colores para categorizar fácilmente las tareas

Colmena

¿Alguna vez has oído hablar de una herramienta que alberga un sólido conjunto de funciones diseñadas para optimizar la gestión de proyectos y agilizar los flujos de trabajo? Hive es el nombre del jugador.

Es una herramienta de automatización del flujo de trabajo con más de 100 plantillas para todos los equipos y varias vistas de proyectos (por ejemplo, Kanban, Gantt, Table), que permite a los usuarios visualizar tareas y monitorear el progreso en tiempo real. ¡Ahora puedes visualizar tu camino hacia el éxito!

Hive también elimina el desorden de la gestión de proyectos y te pone en marcha. Ayuda a que los proyectos avancen de manera eficiente y mantiene a los equipos conectados dondequiera que estén.

Precios:

• Inicial: $7 mensuales por usuario
• Equipos: $16 mensuales por usuario
• Enterprise: planes de precios personalizados disponibles previa solicitud

Mejores características:

• Sistema eficiente de mensajería y recursos.
• Gestión de proyectos flexible
• Más de 1000 integraciones con herramientas
• Análisis sólidos

Cambio

Shift es una aplicación de escritorio que compila cuentas de correo electrónico, aplicaciones y extensiones, simplificando el flujo de trabajo con una experiencia de navegador completa. Es la estación de trabajo para personas productivas.

Esta herramienta no sólo agrega sus aplicaciones; también permite a los usuarios navegar por recursos repletos de recursos a la velocidad del rayo en cualquier cuenta de Mail, Calendario y Drive.

Lo que es aún más impresionante es que Shift permite a los usuarios mezclar y combinar herramientas y crear un espacio de trabajo estrictamente para negocios en pestañas, aplicaciones y marcadores separados.

¡Es la herramienta definitiva para optimizar la eficiencia y maximizar la producción!

Precios:

• Avanzado: $149 al año
• Equipos: $149 al año por usuario

Mejores características:

• Creación de flujo de trabajo personalizable
• Administración de cuentas
• Funcionalidad de búsqueda intuitiva

Trelo

Trello es una excelente plataforma para organizar cosas. Es conocido por su simplicidad e intuición, lo que permite a las empresas alcanzar nuevos niveles de organización y colaboración.

Con sus elaborados tableros Kanban, coloridas tarjetas de tareas, métricas de productividad y etiquetas expresivas, los equipos pueden crear tableros para sus proyectos sin tener que cambiar entre diferentes herramientas.

Es el software perfecto para empresas bastante pequeñas o individuos que desean aliviar los puntos débiles en la gestión del flujo de trabajo.

Precios:

• Estándar: $6 mensuales por usuario
• Premium: $12,50 mensuales por usuario
• Empresa: $17,50 mensuales para 50 usuarios (El precio varía según el número de usuarios.)

Mejores características:

• Se integra con muchas herramientas populares como Slack y Google Drive
• Gestión detallada de tareas y planificación de proyectos.
• Funciones simples e intuitivas

fin de semana

Esta herramienta es ideal para empresas de 10 a 100 empleados, lo que la convierte en la mejor solución de flujo de trabajo para equipos pequeños y medianos.

Está diseñado para ayudarlo a manejar casi todo lo relacionado con la gestión diaria de su equipo, desde la planificación semanal hasta la enumeración de objetivos trimestrales y la generación automática de informes.

Tiene una organización de reuniones semanales de PPP (Planes, Progreso, Problemas) y una herramienta de reconocimiento de empleados con calificación de 5 estrellas para recibir comentarios de forma rápida y sencilla.

Precios:

• $108 por un paquete de diez usuarios
• $192 por un paquete de 25 usuarios
• $420 por un paquete de 50 usuarios

Mejores características:

• Integración de herramientas de gestión de equipos ysoftware API (Asanas, holgura, etc.)
• Panel de control detallado
• Gratis para equipos de 3 durante 14 días

Creador de procesos

ProcessMaker, una importante herramienta de gestión de flujo de trabajo, digna de un lugar, es la mejor para equipos que buscan automatizar procesos multifuncionales y eliminar cuellos de botella.

Es un software de gestión de procesos empresariales impulsado por IA diseñado para agilizar el flujo de información entre datos y sistemas a través de flujos de trabajo automatizados basados en formularios y basados en aprobación.

Esta solución reduce el manejo manual de tareas y la gestión de datos, razón por la cual cientos de empresas importantes, como Sony Music, Access y Bridgestone, confían en ella.

Precios:

• Estándar: $1495 por mes
• Empresa: $2479 por mes

Mejores características:

• Plataforma de automatización de código bajo
• Análisis de datos incorporado
• Panel de control intuitivo y potente

Crea y gestiona tus códigos QR con QR TIGERGenerador de códigos QR con logo

A continuación se ofrece una guía sencilla para crear un código QR para su empresa.

1. Ir a QR TIGERCódigo QR para empresas Generador e inicie sesión en su cuenta.

Nota: Para usuarios nuevos, pueden suscribirse a nuestro plan Enterprise haciendo clicREGISTRO en la esquina superior derecha de la página de inicio.

Complete la información necesaria y verifique los campos requeridos. Luego, lea atentamente nuestros términos y condiciones antes de aceptar. Después de eso, haga clicRegistro.

2. Elija una solución de código QR e ingrese la información necesaria.
3. Hacer clicGenerar código QR dinámico para aprovechar al máximo su código. 
4. Personaliza tu código QR para alinearlo con tu imagen de marca. Puede cambiar los colores, elegir una plantilla y un patrón, agregar el logotipo de su marca o incluir un marco y un llamado a la acción.
5. Ejecute un escaneo de prueba para asegurarse de que su código QR funcione, luego haga clic enDescargar. 

Características a tener en cuenta en unherramienta de automatización del flujo de trabajo

A continuación se muestra un desglose de las funciones imprescindibles que debería tener su compañero de flujo de trabajo:

Interfaz amigable

¿De qué sirve una herramienta si es demasiado difícil de usar?

Las empresas y organizaciones deben utilizar herramientas de gestión del flujo de trabajo con una interfaz de usuario (UI) intuitiva para lograr una eficiencia óptima y maximizar la productividad.

Con las tareas y los procesos visualizados de manera efectiva, los usuarios comprenden claramente los flujos de trabajo, lo que les permite identificar cuellos de botella y optimizar los procesos de manera eficiente.

Análisis de datos completo

Si una herramienta tiene acceso al análisis de datos, es como tener el as definitivo bajo la manga.

Este tipo de herramientas convierten su flujo de trabajo en una mina de oro de conocimientos. Por ejemplo, unAnálisis de códigos QR Esta función le permite ver qué campaña alcanza sus objetivos y por qué la otra es ineficaz.

Esto también permite a las empresas saber cuántos clientes potenciales han convertido, lo cual es un factor clave a la hora de tomar decisiones basadas en datos.

Integración perfecta con herramientas de terceros

En el cambiante panorama empresarial actual, las organizaciones luchan con un arsenal de herramientas especializadas, cada una con funciones distintas.

Sin embargo, no se trata solo de las herramientas sino de cómo funcionan juntas.

Si una herramienta se puede integrar perfectamente con todas sus aplicaciones favoritas, trasciende las limitaciones de los sistemas independientes.

Esto permite a las empresas utilizar la mejor solución de su clase, desbloqueando un nivel completamente nuevo de automatización del flujo de trabajo.

Seguridad y protección de datos mejoradas

Seamos realistas: hacer malabarismos con las tareas es una pesadilla. Se avecinan fechas límite, los correos electrónicos se desbordan y los colegas inundan su bandeja de entrada. Peroviolaciones de datos? Ése es un tipo diferente de dolor de cabeza que no querrás enfrentar.

No será una herramienta de gestión de flujo de trabajo superior si no prioriza la seguridad y la protección de datos sólidas.

Por eso es importante utilizar un software que esté encriptado y cuente con las certificaciones ISO-27001, GDPR y CCPA.

Las regulaciones pueden ser un lío, pero el software de flujo de trabajo seguro, comoautenticación de código QR métodos, pueden ayudarle a mantenerse en la cima. Esto también muestra a los usuarios que estás siguiendo las reglas.

El poder estratégico de los códigos QR en la gestión del flujo de trabajo

Cada herramienta principal de gestión del flujo de trabajo que hemos descrito tiene atributos clave que la diferencian de las demás.

Ya sea que tenga problemas con el ingreso de datos, la comunicación, la programación, el análisis de datos, la asignación de recursos o el mantenimiento de registros, existe una herramienta de flujo de trabajo que se adapta perfectamente a sus necesidades.

Y si está buscando un software que no solo agilice los procesos sino que también aumente la participación y la precisión de los datos, existe un generador de códigos QR para empresas listo para la acción.

Cruzemos los dedos para saber que ha seleccionado un ganador para impulsar la productividad y la eficiencia de su organización.

Preguntas frecuentes

¿Cuáles son los tipos de gestión del flujo de trabajo?

Los tipos de gestión del flujo de trabajo son procesos o secuencial, basada en reglas, máquina de estados y paralela.

Es soluciones de flujo de trabajo un sistema ERP?

Un flujo de trabajo no es un sistema ERP. Las herramientas de flujo de trabajo se centran en los procesos y se centran en el túnel de gestión.

Por el contrario, los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) se centran en los datos y se centran en la gestión de la lógica de funciones.

¿Qué es un ejemplo de gestión de flujo de trabajo?

Un ejemplo de gestión del flujo de trabajo es la supervisión de inventario en tiendas minoristas.

Incluye almacenamiento de datos, gestión de datos, seguimiento en tiempo real de los niveles de existencias, difusión de datos, etc.