Principaux outils de gestion des flux de travail : un aperçu détaillé

Heureusement, vous nous avez trouvés juste à temps. Préparez vos notes pendant que nous énumérons les meilleurs outils de gestion de flux de travail que vous pouvez utiliser pour optimiser vos opérations commerciales.

Ces outils pourraient être votre prochain allié pour garder votre flux de travail clair, organisé et automatisé, comme un cerveau externe qui héberge tout ce qui est nécessaire au bon fonctionnement de votre entreprise.

Cette gamme d'outils comprend un générateur de code QR apparemment simple qui peut permettre aux entreprises de maximiser à la fois leurs efforts de marketing et leurs opérations de flux de travail.

Vous souhaitez en savoir plus sur eux et sur les autres outils qui pourraient répondre aux besoins de votre entreprise ? Continuez à lire pour en savoir plus.

Qu'est-ce qu'un outil de gestion de workflow ?

Si vous avez entendu parler du terme « workflow » qui circule sur votre lieu de travail, vous vous êtes peut-être demandé de quoi les gens parlaient et pourquoi.

Essentiellement, unflux de travail est une séquence de tâches qui permet aux gens d'accomplir leur travail, et unoutil peut aider à rationaliser ce processus avec rapidité et efficacité pour accomplir une tâche.

Lorsqu'ils sont combinés, unoutil de gestion de flux de travailpeut aider les entreprises à établir un organigramme standardisé avec des rôles bien définis, une productivité optimisée et des erreurs minimisées.

Considérez-le comme votre code de triche de productivité, conçu sur mesure pour répondre aux besoins de votre projet, comme si vous utilisiezLogiciel de gestion de liens QR TIGER en ligne.

En termes plus simples, ces outils simplifient les flux de travail complexes. Il permet à une entreprise de cartographier les flux de travail et de nommer :

• Quelles sont les tâches
• Qui est responsable des tâches
• Lorsque la tâche est terminée
• De quel travail les tâches ont-elles besoin

Il donne une vue d’ensemble de tout ce qui se passe dans un compte. Vous pouvez voir où en sont les tâches, identifier les goulots d'étranglement et vous assurer que rien ne se perd dans le remaniement.

Il existe des milliers d'outils disponibles en ligne, comme la progression deTendances des codes QR et des technologies, mais une solution adaptée à votre entreprise dépendra de votre niche industrielle, des considérations budgétaires et des problèmes spécifiques que vous souhaitez résoudre.

Quels sont les quatre principaux types de gestion des flux de travail ?

Avant d'aborder les détails, examinons les principaux types de gestion de flux de travail et absorbons leurs concepts.

Processus ou flux de travail séquentiel

Ces tâches doivent être accomplies pour :une séquence linéaire d'étapes- puisqu'une étape ne peut commencer que lorsque la précédente est terminée.

Pensez à intégrer un nouvel employé. Si nous suivons un flux de travail séquentiel, cela implique d'abord l'examen de la candidature, puis la négociation et l'acceptation, et enfin, l'orientation appropriée avant le début de la formation.

Ce flux de travail garantit que les conditions préalables critiques sont remplies avant de continuer.

Flux de travail basé sur des règles

Il s’agit du type de flux de travail le plus complexe. Contrairement aux processus linéaires, cela impliquerègles prédéfinies et « si ceci, alors cela » qui guident les tâches tout au long de leur cycle.

Prenons, par exemple, un processus d’approbation de transaction financière. Un flux de travail basé sur des règles peut acheminer automatiquement les transactions de faible valeur vers l'approbation du superviseur tout en signalant les transactions de grande valeur pour examen par la direction.

Cette méthode automatise les tâches répétitives et libère les employés pour des tâches de niveau supérieur.

Flux de travail parallèle

Une méthode de flux de travail parallèle divise stratégiquement un flux de travail en sous-tâches indépendantes, qui peuvent être abordées simultanément par différentes personnes ou équipes.

Cela signifie que deux personnes ou plus peuvent effectuer des tâches individuelles dans le flux de travail en même temps.

Un exemple est le lancement d’une campagne marketing. Traditionnellement, cela implique un processus long : le rédacteur termine le contenu, le transmet au graphiste pour les visuels et le transmet au responsable des médias sociaux pour la publication.

Avec ce workflow, le rédacteur peut travailler simultanément avec le graphiste. Une fois la tâche terminée, le responsable des réseaux sociaux peut la publier immédiatement.  

Vous pouvez également utiliser lemeilleurs outils de marketing sur les réseaux sociaux pour l'automatisation de l'organisation afin d'accélérer les délais de projet et de réduire le délai d'exécution global de votre travail.

Flux de travail de machine à états

Un flux de travail de machine à états est défini comme un processus d'états interconnectés dans lequel une série de transitions est observée.

Ceux-ci sont déclenchés par événements prédéfinis, déplaçant le processus d'un état à un autre. 

Par exemple, un membre de l’équipe a placé un projet « pour approbation ». Il passera à « en cours » si le réalisateur accepte la tâche. Le processus se divisera en différents chemins, soit « à réviser » ou « approuvé », selon la condition.

Cette approche structurée garantit la clarté, le contrôle et la gestion des erreurs tout au long du flux de travail.

Meilleurs outils de gestion des flux de travail Vaut la peine d'être considéré

Les données Zapier montrent que94 % des entreprises effectuent des tâches répétitives et chronophages. Cependant, l'adoption de l'automatisation a amélioré les projets de 90 % et la productivité de 66 %.

Nous avons dressé ci-dessous une liste d'outils de gestion pour vous aider à trouver la meilleure façon d'optimiser vos processus organisationnels :

Générateur de code QR pour entreprise

Les solutions de flux de travail modernes reposent sur l'efficacité, et une plate-forme de code QR qui répond spécifiquement aux besoins d'une entreprise est la solution idéale pour ce poste.

QR TIGERGénérateur de codes QR d'entreprise est un logiciel sur mesure pour les grandes équipes comptant plusieurs utilisateurs. Il leur permet de créer, gérer et surveiller des milliers de codes QR uniques accessibles à partir d'un hub central.

Avec cette solution, les utilisateurs peuvent attribuer à un membre de l'équipe un titre désigné, soitAdministrateur,Éditeur, ouTéléspectateur,pour rationaliser la gestion des campagnes marketing de code QR et accéder aux ressources des différents départements.

Parlez de tâches telles que la saisie de données, la gestion des stocks, la collecte de données et l'authentification des produits : ce logiciel est tout ce dont vous pourriez avoir besoin !

De plus, QR TIGER prend en chargeCode QR multi-URL solutions, marque blanche, système de données sécurisé, génération de codes QR en masse et fonctionnalités de codes QR dynamiques, qui permettent aux entreprises de fonctionner plus efficacement.

Tarifs : 

• Avancé – 16 $ par mois
• Prime – 37 $ par mois
• Professionnel – 89 $ par mois
• Entreprise – Le prix dépend des solutions et des fonctionnalités que vous souhaitez inclure dans votre forfait.

Meilleures caractéristiques:

• Peut ajouter plusieurs domaines ou marques
• Plateforme multi-utilisateurs
• Intégrations transparentes d'automatisation d'applications avec les programmes CRM
• Connexion API sans tracas
• Support client 24h/24 et 7j/7 sur tous les forfaits
• Conforme aux normes ISO 27001, RGPD et CCPA
• Codes QR entièrement personnalisables

Bit.ai

Lorsque vous améliorez votre jeu de flux de travail et gérez des documents avec finesse, Bit.ai est l'outil de flux de travail dont vous avez besoin.

Il permet aux équipes et aux entreprises de consolider toutes les informations cruciales : documents, fichiers, conceptions et actifs numériques dans un hub centralisé, gardant tout le monde sous un même toit.

Bit.ai permet également aux utilisateurs de créer des espaces de travail intelligents autour des tâches, des projets, des départements, des wikis, des guides, des équipes et des clients afin de garder les données structurées et organisées, tout en s'intégrant dans les applications avec lesquelles vous travaillez.

Cela garantit que chacun dispose de ce dont il a besoin : un guichet unique pour faire avancer les choses.

Tarif :

• Plan Pro – 12 $ par mois par membre
• Plan d'affaires – 20 $ par mois par membre

Meilleures fonctionnalités :

• Plusieurs espaces de travail personnalisables
• Intégrations Rich Media depuis la conception, le codage, les médias sociaux, etc.
• Plusieurs options de partage de documents et de wikis

HubSpot

La plateforme client basée sur l'IA de HubSpot apparaît comme un allié puissant qui permet aux entreprises d'automatiser les tâches répétitives et de cultiver des prospects de manière stratégique.

Cette solution fiable offre une proposition de valeur convaincante et simplifie le flux de travail entre les départements marketing, commerciaux, opérationnels et de service.

À la base, HubSpot propose un CRM qui suit les interactions des clients, offrant une vue à 360 degrés de chaque client. Ce référentiel de données permet à une entreprise de personnaliser ses programmes de sensibilisation et d'entretenir une relation solide avec le marché cible.

C'est unlogiciel de marketing numérique où tout votre marketing se réunit !

Tarif :

• Démarreur du hub marketing – 15 $ par mois
• Professionnel du pôle marketing - 800 $ par mois
• Entreprise de pôle marketing – 3 600 $ par mois

Meilleures fonctionnalités :

• Création de campagne efficace
• Intégrations transparentes avec d'autres plateformes CRM
• Rapports personnalisés et analyses avancées

Projet ProProfs

ProProfs Project est un outil qui peut affiner votre flux de travail avec précision. Ce logiciel de gestion de projet en ligne permet aux utilisateurs d'organiser les ressources, de déléguer des tâches entre les membres de l'équipe et de suivre les progrès en un seul endroit.

Il mérite d'être l'un des meilleurs outils de gestion de flux de travail, car il peut repenser l'ensemble de l'outil pour l'adapter au style de votre entreprise.

Il intègre même des graphiques et des diagrammes sophistiqués comme le Gantt pour montrer aux utilisateurs comment se déroulent leurs tâches sans se fatiguer les yeux.

ProProfs est votre outil convivial qui fait le travail à merveille !

Tarif :

• 39,97 $ par mois

Meilleures fonctionnalités :

• Fonctionnalités de planification et d'organisation transparentes
• Projets et tâches illimités
• marque blanche

PreuveHub

Le prochain sur la liste est ProofHub, un outil tout-en-un qui centralise toutes vos tâches liées à la gestion de projet et à la gestion des flux de travail.

Ici, vous pouvez facilement créer des flux de travail personnalisés avec des étapes illimitées pour cartographier le processus de votre équipe, suivre et voir quel projet nécessite votre attention.

Une chose qui le distingue est sa fonctionnalité de collaboration, qui a été conçue pour aider les équipes à mettre en commun les ressources et à respecter les délais à temps.

Tout le monde peut également visualiser les suggestions et les modifications apportées au même fichier en cours de vérification, ce qui permet d'économiser du temps et de l'énergie. C'est absolument un endroit où la communication est accessible en un seul endroit !

Tarifs : 

• Contrôle ultime – 89 $ par mois
• Essentiel – 45 $ par mois

Meilleures caractéristiques:

• Intégration d'applications telles que Freshbooks, Quickbooks et Google Drive
• Plateforme facile à utiliser
• Révision et approbation faciles des documents vérifiés
• Utilise des étiquettes à code couleur pour une catégorisation facile des tâches

Ruche

Avez-vous déjà entendu parler d'un outil qui héberge une suite robuste de fonctionnalités conçues pour optimiser la gestion de projet et rationaliser les flux de travail ? Hive est le nom du joueur.

Il s'agit d'un outil d'automatisation du flux de travail avec plus de 100 modèles pour toutes les équipes et diverses vues de projet (par exemple Kanban, Gantt, Tableau), permettant aux utilisateurs de visualiser les tâches et de surveiller la progression en temps réel. Vous pouvez désormais visualiser votre chemin vers le succès !

Hive élimine également le désordre de la gestion de projet et vous met en marche. Il permet de faire avancer efficacement les projets et de maintenir les équipes connectées où que tout le monde se trouve.

Tarif :

• Starter – 7 $ par mois par utilisateur
• Équipes – 16 $ par mois par utilisateur
• Entreprise – Plans tarifaires personnalisés disponibles sur demande

Meilleures caractéristiques:

• Système de messagerie et de ressources efficace
• Gestion de projet flexible
• Plus de 1 000 intégrations avec des outils
• Analyses robustes

Changement

Shift est une application de bureau qui compile les comptes de messagerie, les applications et les extensions, simplifiant ainsi le flux de travail avec une expérience de navigateur complète. C'est le poste de travail des personnes productives.

Cet outil ne se contente pas de regrouper vos applications ; il permet également aux utilisateurs de parcourir des ressources remplies à une vitesse fulgurante sur n'importe quel compte Mail, Calendrier et Drive.

Ce qui est encore plus impressionnant, c'est que Shift permet aux utilisateurs de mélanger et d'associer des outils et de créer un espace de travail strictement réservé aux entreprises dans des onglets, des applications et des signets séparés.

C'est l'outil ultime pour optimiser l'efficacité et maximiser le rendement !

Tarif :

• Avancé – 149 $ par an
• Équipes – 149 $ par an par utilisateur

Meilleures caractéristiques:

• Création de flux de travail personnalisable
• Gestion de compte
• Fonctionnalité de recherche intuitive

Trello

Trello est une excellente plateforme pour organiser les choses. Il est connu pour sa simplicité et son intuitivité, permettant aux entreprises d'atteindre de nouveaux niveaux d'organisation et de collaboration.

Avec ses tableaux Kanban élaborés, ses fiches de tâches colorées, ses mesures de productivité et ses étiquettes expressives, les équipes peuvent créer des tableaux pour leurs projets sans basculer entre différents outils.

C'est le logiciel idéal pour les petites entreprises ou les particuliers qui souhaitent atténuer les problèmes liés à la gestion des flux de travail.

Tarif :

• Standard – 6 $ par mois par utilisateur
• Premium – 12,50 $ par mois par utilisateur
• Entreprise – 17,50 $ par mois pour 50 utilisateurs (le prix varie en fonction du nombre d'utilisateurs)

Meilleures caractéristiques:

• S'intègre à de nombreux outils populaires tels que Slack et Google Drive
• Gestion détaillée des tâches et planification de projet
• Fonctionnalités simples et intuitives

Semaine terminée

Cet outil est idéal pour les entreprises de 10 à 100 employés, ce qui en fait la meilleure solution de workflow pour les petites et moyennes équipes.

Il est conçu pour vous aider à gérer presque tout ce qui concerne la gestion quotidienne de votre équipe, de la planification hebdomadaire à la liste des objectifs trimestriels et à la génération automatique de rapports.

Il dispose d'une organisation de réunions PPP (Plans, Progrès, Problèmes) hebdomadaires et d'un outil de reconnaissance des employés classé 5 étoiles pour un feedback rapide et facile.

Tarif :

• 108 $ pour un forfait pour dix utilisateurs
• 192 $ pour un forfait de 25 utilisateurs
• 420 $ pour un forfait de 50 utilisateurs

Meilleures caractéristiques:

• Intégration d'outils de gestion d'équipe etLogiciel API (Asanas, Slack, etc.)
• Tableau de bord perspicace
• Gratuit pour les équipes de 3 personnes pendant 14 jours

Créateur de processus

Digne d'une place, ProcessMaker, un outil de gestion de flux de travail de premier plan, est le meilleur pour les équipes qui cherchent à automatiser les processus interfonctionnels et à éliminer les goulots d'étranglement.

Il s'agit d'un logiciel de gestion des processus métier basé sur l'IA, conçu pour rationaliser le flux d'informations entre les données et les systèmes grâce à des flux de travail automatisés basés sur des formulaires et axés sur l'approbation.

Cette solution réduit la gestion des tâches manuelles et des données, c'est pourquoi des centaines de grandes entreprises, telles que Sony Music, Access et Bridgestone, lui font confiance.

Tarif :

• Standard : 1 495 $ par mois
• Entreprise : 2 479 $ par mois

Meilleures caractéristiques:

• Plateforme d'automatisation low-code
• Analyse de données intégrée
• Tableau de bord intuitif et puissant

Créez et gérez vos codes QR avec QR TIGERGénérateur de code QR avec logo

Voici un guide simple pour créer un code QR pour votre entreprise.

1. Allez chez QR TIGERCode QR pour les entreprises Générateur et connectez-vous à votre compte.

Note: Pour les nouveaux utilisateurs, vous pouvez souscrire à notre forfait Entreprise en cliquant surREGISTRE dans le coin supérieur droit de la page d'accueil.

Remplissez les informations nécessaires et vérifiez les champs obligatoires. Ensuite, lisez attentivement nos conditions générales avant d’accepter. Après cela, cliquezRegistre.

2. Choisissez une solution de code QR et saisissez les informations nécessaires.
3. Cliquez surGénérer un code QR dynamique pour tirer le meilleur parti de votre code. 
4. Personnalisez votre code QR pour l'aligner à votre image de marque. Vous pouvez modifier les couleurs, choisir un modèle et un motif, ajouter le logo de votre marque ou inclure un cadre et un appel à l'action.
5. Exécutez une analyse test pour vous assurer que votre code QR fonctionne, puis cliquez surTélécharger. 

Caractéristiques à surveiller dans unoutil d'automatisation du flux de travail

Voici un aperçu des fonctionnalités indispensables que votre compagnon de flux de travail devrait avoir :

Interface conviviale

À quoi sert un outil s’il est trop difficile à utiliser ?

Les entreprises et les organisations doivent utiliser des outils de gestion de flux de travail dotés d'une interface utilisateur (UI) intuitive pour atteindre une efficacité optimale et maximiser la productivité.

Grâce à une visualisation efficace des tâches et des processus, les utilisateurs comprennent clairement les flux de travail, ce qui leur permet d'identifier les goulots d'étranglement et d'optimiser efficacement les processus.

Analyse complète des données

Si un outil a accès à l'analyse des données, c'est comme si vous aviez l'atout ultime dans votre manche.

Ces types d’outils transforment votre flux de travail en une mine d’or d’informations. Par exemple, unAnalyse des codes QR Cette fonctionnalité vous permet de voir quelle campagne atteint vos objectifs et pourquoi l'autre est inefficace.

Cela permet également aux entreprises de savoir combien de prospects elles ont convertis, ce qui est un facteur clé pour prendre des décisions basées sur les données.

Intégration transparente avec des outils tiers

Dans le paysage commercial en évolution d'aujourd'hui, les organisations sont confrontées à un arsenal d'outils spécialisés, chacun ayant des tâches distinctes.

Cependant, ce n’est pas seulement une question d’outils mais plutôt de la façon dont ils fonctionnent ensemble.

Si un outil peut être intégré de manière transparente à toutes vos applications préférées, il transcende les limites des systèmes autonomes.

Cela permet aux entreprises d'utiliser la meilleure solution du marché, ouvrant ainsi la voie à un tout nouveau niveau d'automatisation des flux de travail.

Sécurité et protection des données améliorées

Soyons réalistes : jongler avec les tâches est un cauchemar. Vous avez des échéances imminentes, des e-mails qui débordent et des collègues qui inondent votre boîte de réception. Maisviolations de données? C'est un autre type de mal de tête auquel vous ne voulez pas être confronté.

Ce ne sera pas un excellent outil de gestion des flux de travail s’il ne donne pas la priorité à une sécurité et une protection des données robustes.

C'est pourquoi il est important d'utiliser un logiciel crypté et certifié ISO-27001, GDPR et CCPA.

Les réglementations peuvent être un véritable fouillis, mais les logiciels de flux de travail sécurisés, tels queAuthentification par code QR méthodes, peuvent vous aider à rester au top. Cela montre également aux utilisateurs que vous respectez les règles.

La puissance stratégique des codes QR dans la gestion des workflows

Chaque outil de gestion de flux de travail que nous avons décrit possède des attributs clés qui le différencient des autres.

Que vous rencontriez des problèmes de saisie de données, de communication, de planification, d'analyse de données, d'allocation de ressources ou de tenue de dossiers, il existe un outil de flux de travail qui correspond parfaitement à vos besoins.

Et si vous recherchez un logiciel qui non seulement rationalise les processus, mais améliore également l'engagement et la précision des données, il existe un générateur de code QR pour les entreprises prêtes à l'action.

Nous croisons les doigts pour savoir que vous avez choisi un gagnant pour améliorer la productivité et l’efficacité de votre organisation.

FAQ

Quels sont les types de gestion des workflows ?

Les types de gestion des flux de travail sont processus ou séquentiels, basés sur des règles, par machine à états et parallèle.

Est solutions de flux de travail un système ERP ?

Un workflow n'est pas un système ERP. Les outils de workflow sont centrés sur les processus et se concentrent sur le tunnel de gestion.

À l'inverse, les systèmes de planification des ressources d'entreprise (ERP) sont centrés sur les données et se concentrent sur la gestion de la logique fonctionnelle.

Qu'est-ce qu'un exemple de gestion de flux de travail ?

Un exemple de gestion des flux de travail est la supervision des stocks dans les magasins de détail.

Il comprend le stockage des données, la gestion des données, le suivi en temps réel des niveaux de stocks, la diffusion des données, etc.